Dijon Saiten 11e édition : L’organisation

Salut à vous mes très chers nains et très chères naines. Aujourd’hui je vous propose l’ultime article concernant cette édition du Dijon Saiten.Et quoi de mieux pour clore cette série d’articles que la mise en lumière de l’organisation du festival. Car oui, cette année j’ai voulu mettre un petit coup à l’honneur les organisateurs sans qui vous n’auriez pas passer un aussi bon festival. Et c’est Mélanie Vion la présidente de l’ADMA de cette année qui nous dévoile tout ce qu’il faut faire en vu du Saiten. Alors accrochez-vous bien, car comme vous vous en doutez , il y a eu un sacré boulot.

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Voilà ce qu’il faut faire pour l’organisation du Dijon Saiten :

Les réunions de préparations sont au nombre de 4 et sont obligatoires pour les personnes souhaitant devenir staff. Je dirais même qu’elles sont essentielles. Nous avons en moyenne 120 bénévoles sur le festival : pour que tout se passe bien le week-end du festival, il est impératif de briefer le staff et que nous nous organisions en amont (le jour J, nous n’avons ni le temps, ni la possibilité de le faire). Nous leur envoyons également un récapitulatif de ce qui s’est dit en réunion.

Au cours de ces réunions, nous présentons les plans du festival, les consignes de sécurité (point sur lequel nous insistons beaucoup), les droits et devoirs du staff, les postes qu’ils pourront occuper et autres éléments jugés utiles.

Les consignes de sécurité concernent à la fois la sécurité au sein du festival mais également la sécurité du staff. Nous leur expliquons ainsi le comportement à avoir sur le festival en cas de conflit, d’incendie, de blessé, de personne en état d’ébriété ou ayant consommé des substances illicites (le festival ayant une tolérance zéro) mais également les comportements et les armes autorisés ou non.

Les droits et devoirs du staff sont assez simples : le staff doit faire au minimum 8h de travail bénévole sur l’ensemble du week-end, être ponctuel, aimable et poli avec les visiteurs, répondre à leurs questions quand il est en service ou rapprocher le visiteur vers la personne compétente pour lui répondre. En échange, la place lui est offerte et il peut entrer et sortir du festival comme il le souhaite.

Les deux dernières réunions sont celles pendant lesquelles les staffs choisissent leurs postes (dans la limite du possible et de manière à faire leur 8h). Les postes sont très nombreux, cela va de la tenue de la caisse, à la remise de bracelets, de tickets, de sacs, à la gestion de la file d’attente en passant par la tenue du stand ADMA et nos équipes tournantes, la gestion des entrées et sorties aux différents pôles…

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Organiser le festival, c’est, tout d’abord, organiser la venue des différents exposants qui vous proposent leurs produits, leurs animations, leur travail ou autre tout au long du festival. Cette année, nous avons pu simplifier un peu les choses grâce à notre nouveau système d’inscription. En effet, les exposants, boutiques et artistes amateurs ont pu s’inscrire directement sur internet. Les informations étant rentrées automatiquement, cela nous a beaucoup simplifié la vie.
Et comme vous avez pu le constater, notre site internet a aussi subi un beau coup de jeune !

Ensuite, avant même d’ouvrir les portes, il faut mettre en place le festival (l’IUT en temps normal n’est pas tel que vous le connaissez lors du festival^^). Cela nécessite de faire du repérage auparavant pour dessiner les plans des salles à l’origine afin de pouvoir les remettre en l’état mais également de faire les plans des salles telles que vous les connaissez sur le festival. Cela permet aux staffs venus nous aider au montage et démontage de savoir comment organiser les salles.
L’affichage présent au sein du festival (flèches directionnelles, pancarte de stands, règlements, points importants, fils rouges) est prévu également à l’avance. Tout comme le listing des exposants et des staffs afin que le samedi, ils puissent récupérer leur badge et s’installer sans souci.

La sécurité est également un point essentiel de notre festival. Nous devons donc faire le tour du festival et neutraliser tous les éléments qui pourraient être dangereux ou considérés comme tel pour la sécurité de nos visiteurs, exposants et staffs.

Nous devons aussi organiser nos salles staffs en interne pour que le jour J, tout soit opérationnel et à disposition.

Tout ceci n’est qu’une partie infime de l’organisation pré-Saiten qui est faite de pleins de petits éléments qui permettent au festival de bien se dérouler par la suite.

Lors du festival, les organisateurs doivent s’assurer que tout se passe sur le festival et que si souci il y a, cela ne soit pas visible ou dérangeant pour le visiteur.
Cela peut passer d’un staff qui ne s’est pas présenté à son poste (et tous nos postes sont importants) et que nous devons remplacer au pied levé (dans ce cas, nous comptons sur la bonne volonté des autres staffs qui sont très souvent volontaires pour nous aider). Cela peut aussi être un problème de sécurité et dans ce cas, nous devons immédiatement le régler, quel qu’il soit (on ne plaisante pas avec la sécurité).
Nous faisons également le tour du festival régulièrement pour vérifier auprès des exposants qu’ils ont tout ce qu’il leur faut, que tout se passe bien.
Il s’agit également de répondre ou de se positionner sur tout un tas de petites questions qui assure le bon déroulement du festival.

Pour nous, organisateurs, ce .dijon//SAITEN s’est très bien déroulé. Nous avons eu très peu de gros soucis à gérer. Tout était en ordre et, pour la première année depuis très longtemps, nous avons ouvert à l’heure ! voir même un peu en avance (et tout ça avec un bâtiment en plus, nous en sommes plutôt ravis.)

Ce nouveau pôle orienté jeux vidéo a d’ailleurs été une réussite et a permis de faire rentrer plus de visiteurs en simultané (donc moins d’attente en général) et a eu le mérite de désengorger le reste du festival. La circulation était ainsi plus agréable.

De manière générale, nous avons l’impression que visiteurs et exposants ont été ravis de cette édition (ce sont en tout cas les retours que nous avons). Nous-même avons passé un festival plutôt calme et très agréable à organiser.

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Pour nous, organisateurs, ce .dijon//SAITEN s’est très bien déroulé. Nous avons eu très peu de gros soucis à gérer. Tout était en ordre et, pour la première année depuis très longtemps, nous avons ouvert à l’heure ! voir même un peu en avance (et tout ça avec un bâtiment en plus, nous en sommes plutôt ravis.)

Ce nouveau pôle orienté jeux vidéo a d’ailleurs été une réussite et a permis de faire rentrer plus de visiteurs en simultané (donc moins d’attente en général) et a eu le mérite de désengorger le reste du festival. La circulation était ainsi plus agréable.

De manière générale, nous avons l’impression que visiteurs et exposants ont été ravis de cette édition (ce sont en tout cas les retours que nous avons). Nous-même avons passé un festival plutôt calme et très agréable à organiser.

Voilà j’espère que ça vous aura éclairé sur tous ce que ces bénévoles font pour vous offrir les meilleures conditions lors du Dijon Saiten. Et vous qu’avez-vous pensé de cette édition ? N’hésitez pas à nous laisser vos commentaires pour nous faire partager votre ressenti. Et comme d’habitude pensez à partager l’article et de continuer de faire connaitre la taverne. Enjoy !

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